Effective Schedule : Planning To Make The Effective Use Of Time

So far, this section of Mind Tools, we took into account the priorities and goals - These specify what they want to do with your time. Planning is where these aspirations meet reality for the time you have available.

Planning is the process by which you look at the amount of time available to you, and plan how you will use to achieve the goals you have identified. Using an appropriate form, you can:

Understand what you can get realisticaly time.

Plan to make the best use of available time.

Allow enough time for the things you must do.

Keep an emergency plan to deal with "unexpected".

Minimize stress by avoiding the commitment that you and others.

Using the tool:

There are many good planning methods, such as diaries, calendars, paper organizers, PDAs and integrated software packages such as MS Outlook or GoalPro 6 The synchronization tool is best for you depends on the situation, the current structure of your work, your taste and budget: The most important things you can easily input data, and to be able to view the details properly suitable interval.

Planning is best done on a regular basis, for example at the beginning of each week or month. Go through the following steps in preparing your schedule:

Start by identifying the time you want to keep your job. This depends on the design of their work and personal goals in life.

Then block the actions you must take to do a good job. These are often things that are evaluated.

For example, if you manage people, you must set aside time to address the problems that arise, training and supervision. Similarly, you must allow time to communicate with your boss and key people. Although people may be you can get away with it "neglects them" short-term, the best efforts of time management definitely derailed if not the time for those who are important in your life.

Check your task list and schedule of activities in high priority tasks urgent and essential maintenance that can not be delegated and can not be avoided.

Then the block in appropriate contingency time. You will learn much of what you need for the experience. Normally, the more unpredictable your job, the longer an emergency need. The reality of the work of many people is a constant interruption: Studies show some managers get an average of six minutes of uninterrupted work done at once.

You obviously can not tell when interruptions occur. But leaving space in your calendar, you give yourself the opportunity to rearrange your schedule to respond effectively to problems as they arise.

What now remains is his "spare time": the time available to deliver its priorities and achieve their goals. Review your to do list priorities and personal goals, assess the time required to perform these actions, and planned for in

At the time you get to step 5, you may have little free time or not. If this is the case, review the assumptions used in the first four stages. If things are absolutely necessary if you can delegate, or if you can do for short. Remember that one of the most important ways to learn to succeed is to maximize the "leverage" they can do with your time. Increase the amount of work you can handle by delegating work to others, spend money outsourcing key tasks, or use technology to automate the work as much as possible. This frees you achieve your goals.

Furthermore, using this as an opportunity to review the list of tasks and goals. Have you set goals that are simply not possible with the time you have? You take on additional duties too? Or deal with the most important things really are?

If your free time is limited, so you may have to renegotiate your workload. With a well thought out test plan, you may find it surprisingly easy.

تحديد الأولويات تعريفه و كيفية تعلمه و انجازه

التعريف : Prioritization

الاستفادة القصوى من وقتك و مواردك

Prioritization

ترتيب الأولويات هو مهارة أساسية تحتاج إلى الاستفادة من أفضل   جهودكم وجهود الفريق. كما انها المهارة التي تحتاج إلى الهدوء وخلق مساحة في حياتك حتى تتمكن من التركيز و تركيز  طاقتك على الأشياء المهمة حقا

Prioritization

وتظهر اهميتها بصفة خاصة عندما يكون الوقت محدودا والمطالب غير محدودة على ما يبدو.حيث  انها تساعدك على تخصيص الوقت الخاص بك لما هو الأكثر حاجة و كيف تستهلك وقتك بحكمة ، و يحررك أنت وفريقك من المهام الأقل أهمية التي يمكن أن تنجز في وقت لاحق. أو إسقاطها بهدوء

و مع تحديد اولويات جيد و العناية الجيدة بالمهام   المهمة و الغير مهمة يمكنك اعادة النظام الى الفوضى   والحد من الضغط على نطاق واسع، و المضي قدما نحو خاتمة ناجحة. وبدون ذلك ، فسوف تتعثرو تغرق في الطلبات المتنافسة 

كيفية تحديد الأولويات بطريقة مبسطة

على مستوى بسيط، يمكنك إعطاء الأولوية  على أساس ضيق الوقت او على الربحية المحتملة أو الاستفادة من المهمة التى تواجه ، أو على الضغط الذى كنت تحته لإكمال المهمة 

 

تحديد الأولويات على أساس قيمة المشروع أو الربحية هو على الارجح الأكثر استخداما لتحديد الأولويات و بعقلانية.سواء كان ذلك بناء على تخمين ذاتي للقيمة أو التقييمات المالية المتطورة و المعقدة ، وغالبا ما يعطي كثيرا من النتائج الأكثر فعالية.
     

ضيق الوقت عامل هام جدا حيث ان هناك أشخاص آخرين يعتمدون عليك لإكمال المهمة، وخصوصا عندما تكون هذه المهمة على المسار الحرج لمشروع مهم. هنا، يمكن لكمية صغيرة من جهد الخاصة بك أن تقطع شوطا طويلا جدا.
   

  و الشخص الشجاع (وربما الأحمق) هو الشخص الذي يقاوم الضغط الذى يمارسه رئيسه لإكمال مهمة ما ، وخاصة عندما تكون ضغوط  معقولة و مشروعة.

ادوات تحديد الأولويات

ربما تتناسب هذه النهج البسيطة  مع تحديد أولويات العديد من الحالات، ولكن هناك الكثير من الحالات الخاصة حيث ستحتاج أدوات أخرى إذا كنت تريد ان تكون فعال حقا. ونحن ننظر في بعض منها أدناه :

التحليل المقارن المزدوج -

Paired Comparison Analysis

التحليل المقارن المزدوج هو الأهم عندما تكون مواصفات القرار غامضة و غير موضوعية و غير متناسقة فهو يساعدك على تحديد اولوياتك بناء على مقارنتك كل بند فى القائمة مع كل البنود او العناصر الأخرى فى القائمة بنفسك.

و باتخاذك القرار فى كل بند ما هو الأهم يمكنك تنسيق النتائج لتحصل على قائمة الأولويات

 و هو يساعدك على العمل على أهمية عدد من الخيارات بالنسبة لبعضها البعض. وهو مفيد  بشكل خاص خاصة اذا لم يكن لديك قاعدة بيانات موضوعية لتبنى عليها

و هو يجعل من السهل اختيار أهم مشكلة لحلها ، أو تحديد الحل الذي سوف يعطيك أكبر ميزة.و يساعدك على تحديد الأولويات التي توجد فيها المطالب المتضاربة على الموارد الخاصة بك..

وهي أيضا أداة مثالية لمقارنة " التفاح مع البرتقال" -- خيارات مختلفة تماما مثل اختيار نظام جديد ما إذا كان للاستثمار في مجالات التسويق وتكنولوجيا المعلومات أوتسويق  قطعة جديدة من الآلات. هذه القرارات عادة ما تكون أصعب بكثير من مقارنة ثلاثة نظم جديدة لتكنولوجيا المعلومات الممكنة، على سبيل المثال.

كيفية استخدام هذه الطريقة او الأداة 

اولا شاهد ورقة العمل هذه  و من ثم انسخها من هنا

ثانيا تقارن بين كل خيار فى كل البنود واحد بواحد و من ثم نقرر من هو الأحسن او الأنسب 

و الخطوات كالآتى

1- اكتب الخيارات التى سوف تختار منها

2- اكتب هذه الخيارات افقيا و رأسيا فى الجدول

3- فى الخلايا الغير مظللة اكتب تقييمك لكل الخيارات و اعطى لها تقييم من 1 الى 3 و اكتب بداخل الخلية اختيارك ما هو و تقييمك له

4-فى الجدول الآخر اجمع تقييماتك المختلفة لكل الخيارات و سوف تشهد انك قد وصلت لتحديد اولوياتك او خياراتك

مثال

سيدة تملك شركة بموارد  محدودة و تريد ان تتوسع فى اعمالها و تملك الخيارات كالآتى ::

• تتمدد عبر اسواق عبر البحار
• تحسين خدمة العملاء
• تحسين الجودة

اولا هى رسمت الجدول كما هو بالاسفل جدول التحليل المزدوج المقارن:

	اسواق عبر البحار(A)	السوق المحلى(B)	خدمة العملاء (C)	الجودة (D)
اسواق عبر البحار (A)	Blocked Out (Step 3)
السوق المحلى (B)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 3)
خدمة العملاء (C)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 3)
الجودة (D)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 3)

و من ثم كتبت ما هو تقييمها لكل خيار فى المربعات المفتوحة

	اسواق عبر البحار(A)	السوق المحلى (B)	خدمة العملاء(C)	الجودة (D)
اسواق عبر البحار (A)		A,2	C,1	A,1
السوق المحلى (B)			C,1	B,1
خدمة العملاء (C)				C,2
الجودة (D)

اخيرا اضافت قيم كل حرف  و حولتهم الى نسب من المجموع و كانت النتائج كالآتى

• A = 3 (37.5%)
• B = 1 (12.5%)
• C = 4 (50%)
• D = 0.

وو جدت ان الاهتمام بخدمة العملاء هو الأهم فى هذه المرحلة و من ثم اسواق عبر البحار و ان الجودة او تحسين الجودة ليست اولوية فى هذه المرحلة

مصفوفة جريد او مصفوفة الشبكة او مصفوفة تحليل القرار


و ذلك لانها تعمل عن طريق تقدير قيمة و وزن كل عامل يتداخل فى اتخاذ القرارات

تخيل ان مديرك قد انابك او وكلك للتعاقد مع شركة خارجية فى مجال الاتصالات و الآن امامك عدة عروض و عليك انت ان تتخذ القرار بنفسك   

ريما قررت ان الأرخص هو الأفضل او قليل التكاليف هو الأحسن و لكنك لا تريد ان تتخذ قرارك على هذا الأساس فقط  فربما تتداخل عوامل اخرى مثل طول مدة العقد او البنية التكنولوجية التحتية او مستوى الخدمة او خدمة ما بعد البيع
لذا كيف نتأكد اننا سوف نتخذ القرار الصحيح بعد كل هذه العوامل المتداخلة و المركبة


مصفوفة جريد تكون نافعة جدا فى مثل هذه الحالات خاصة عندما يكون لديك العديد من البدائل الجيدة لكى تختار منها و عوامل كثيرة متداخلة فى هذا الاختيار
و اذا كنت قادرا على استخدام مصفوفة جريد فى اتخاذ قرارتك فتأكد انها سوف تكون قرارات عقلانية و سوف تتخذها بمنتهى الثقة

كيفية استخدام هذه الطريقة او الأداة 

يعمل عن طريق جدول تكون فيه  قائمة خياراتك كصفوف عرضية ، و العوامل التي تحتاج النظر كأعمدة. و تحت كل عامل نكتب وزنه و هذا الوزن نقاط من الأهمية النسبية للعامل، و إضافة هذه الحسابات ، حتى تعطي النتيجة الإجمالية لكل خيار.


و بينما تبدو هذه الطريقة فى غاية الصعوبة لكن هذا الأسلوب هو في الواقع من السهل جدا استخدام. وفيما يلي دليل خطوة بخطوة مع مثال على ذلك.

1- اكتب جميع الخيارات الخاصة بك فى الصفوف على العرضية ، وقائمة العوامل التي تحتاج إلى النظر في عناوين الأعمدة. على سبيل المثال، إذا كنت شراء جهاز كمبيوتر محمول جديد، العوامل في الاعتبار قد تكون التكلفة ، وأبعاد وحجم القرص الثابت.

2-   أسفل أعمدة الجدول الخاص بك، سجل وزن كل من العوامل في قراركم. نقاط لكل خيار من 5   إلى 0 حسب قوته . لاحظ أنك لا تكون لدينا نقاط مختلفة لكل خيار

3- الخطوة التالية هي العمل على الأهمية النسبية لهذه العوامل في قراركم. وتظهر هذه الأرقام من حيث، كما يقول، 0-5، حيث 0 يعني أن عامل غير مهم على الاطلاق في اتخاذ قرار نهائي، ووسائل 5 أنه من المهم جدا. (انها مقبولة تماما لعوامل بنفس القدر من الأهمية.)


4- والآن اضرب كل من علاماتك من الخطوة 2 من قيم الأهمية النسبية للعوامل التي قمت المحسوبة في الخطوة 3. وسوف أعطيك عشرات المرجح بالنسبة لكل خيار / الجمع بين عامل.
5- وأخيرا، تضيف هذه الحسابات المرجح بالنسبة لكل من الخيارات المتاحة أمامك. الخيار الذي يسجل أعلى يفوز!


و الآن الى المثال المبسط

رجل يريد تغيير سيارته و هو يحتاج سيارة   لا يحمل فيها سوى لوحة والأشرعة، ولكن يريدها  أيضا   أن تكون جيدة للسفر الأعمال. و هو محب دائم للسيارات الرياضية، ولكن لا يمكن العثور على السيارة التي هى جيدة لجميع الأمور الثلاثة.

خياراته هي : 


 An SUV/4x4, hard topped vehicle.
    A comfortable "'family car."
    A station wagon/estate car.
    A convertible sports car.  

العوامل التي يريد للنظر هي :

     التكلفة.
     القدرة على حمل شراع الابحار بامان
     القدرة على تخزين الأشرعة 
     راحة لمسافات طويلة.
     متعة!
    مظهر و متانة
 

Factors:	التكلفة.	شراع الابحار	التخزين	الراحة	المتعة	المظهر	المجموع
Weights:
Sports Car	1	0	0	1	3	3
SUV/4x4	0	3	2	2	1	1
Family Car	2	2	1	3	0	0
Station Wagon	2	3	3	3	0	1

ثم قرر الأوزان النسبية لكل من العوامل. وقال انه يضاعف من هذه الدرجات دخلت بالفعل، والمجاميع لهم. 

Factors:	التكلفة.	شراع الابحار	التخزين	الراحة	المتعة	المظهر	المجموع
Weights:	4	5	1	2	3	4
Sports Car	4	0	0	2	9	12	27
SUV/4x4	0	15	2	4	3	4	28
Family Car	8	10	1	6	0	0	25
Station Wagon	8	15	3	6	0	4	36

!

وهذا يعطي نتيجة للاهتمام : على الرغم من افتقارها للمتعة ، وعربة ستاشن واجن  هى الخيار الافضل. ركوب الأمواج يهمه حقا  

كتاب : إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري

اسم الكتاب : إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري .
المؤلف : د.خالد بن عبدالرحمن الجريسي .
رابط التحميل http://www.saaid. Net/book/ 9/2046.rar

اسم الكتاب : فن التعامل مع عقارب الساعة المؤلف : علي بن صالح الجبر البطيّح

اسم الكتاب : فن التعامل مع عقارب الساعة .
المؤلف : علي بن صالح الجبر البطيّح .
رابط التحميل http://saaid. Net/Doat/ ail/a1.zip
رابط القراءة http://saaid. Net/Doat/ ail/a1.doc