تحديد الأولويات تعريفه و كيفية تعلمه و انجازه

التعريف : Prioritization

الاستفادة القصوى من وقتك و مواردك

Prioritization

ترتيب الأولويات هو مهارة أساسية تحتاج إلى الاستفادة من أفضل   جهودكم وجهود الفريق. كما انها المهارة التي تحتاج إلى الهدوء وخلق مساحة في حياتك حتى تتمكن من التركيز و تركيز  طاقتك على الأشياء المهمة حقا

Prioritization

وتظهر اهميتها بصفة خاصة عندما يكون الوقت محدودا والمطالب غير محدودة على ما يبدو.حيث  انها تساعدك على تخصيص الوقت الخاص بك لما هو الأكثر حاجة و كيف تستهلك وقتك بحكمة ، و يحررك أنت وفريقك من المهام الأقل أهمية التي يمكن أن تنجز في وقت لاحق. أو إسقاطها بهدوء

و مع تحديد اولويات جيد و العناية الجيدة بالمهام   المهمة و الغير مهمة يمكنك اعادة النظام الى الفوضى   والحد من الضغط على نطاق واسع، و المضي قدما نحو خاتمة ناجحة. وبدون ذلك ، فسوف تتعثرو تغرق في الطلبات المتنافسة 

كيفية تحديد الأولويات بطريقة مبسطة

على مستوى بسيط، يمكنك إعطاء الأولوية  على أساس ضيق الوقت او على الربحية المحتملة أو الاستفادة من المهمة التى تواجه ، أو على الضغط الذى كنت تحته لإكمال المهمة 

 

تحديد الأولويات على أساس قيمة المشروع أو الربحية هو على الارجح الأكثر استخداما لتحديد الأولويات و بعقلانية.سواء كان ذلك بناء على تخمين ذاتي للقيمة أو التقييمات المالية المتطورة و المعقدة ، وغالبا ما يعطي كثيرا من النتائج الأكثر فعالية.
     

ضيق الوقت عامل هام جدا حيث ان هناك أشخاص آخرين يعتمدون عليك لإكمال المهمة، وخصوصا عندما تكون هذه المهمة على المسار الحرج لمشروع مهم. هنا، يمكن لكمية صغيرة من جهد الخاصة بك أن تقطع شوطا طويلا جدا.
   

  و الشخص الشجاع (وربما الأحمق) هو الشخص الذي يقاوم الضغط الذى يمارسه رئيسه لإكمال مهمة ما ، وخاصة عندما تكون ضغوط  معقولة و مشروعة.

ادوات تحديد الأولويات

ربما تتناسب هذه النهج البسيطة  مع تحديد أولويات العديد من الحالات، ولكن هناك الكثير من الحالات الخاصة حيث ستحتاج أدوات أخرى إذا كنت تريد ان تكون فعال حقا. ونحن ننظر في بعض منها أدناه :

التحليل المقارن المزدوج -

Paired Comparison Analysis

التحليل المقارن المزدوج هو الأهم عندما تكون مواصفات القرار غامضة و غير موضوعية و غير متناسقة فهو يساعدك على تحديد اولوياتك بناء على مقارنتك كل بند فى القائمة مع كل البنود او العناصر الأخرى فى القائمة بنفسك.

و باتخاذك القرار فى كل بند ما هو الأهم يمكنك تنسيق النتائج لتحصل على قائمة الأولويات

 و هو يساعدك على العمل على أهمية عدد من الخيارات بالنسبة لبعضها البعض. وهو مفيد  بشكل خاص خاصة اذا لم يكن لديك قاعدة بيانات موضوعية لتبنى عليها

و هو يجعل من السهل اختيار أهم مشكلة لحلها ، أو تحديد الحل الذي سوف يعطيك أكبر ميزة.و يساعدك على تحديد الأولويات التي توجد فيها المطالب المتضاربة على الموارد الخاصة بك..

وهي أيضا أداة مثالية لمقارنة " التفاح مع البرتقال" -- خيارات مختلفة تماما مثل اختيار نظام جديد ما إذا كان للاستثمار في مجالات التسويق وتكنولوجيا المعلومات أوتسويق  قطعة جديدة من الآلات. هذه القرارات عادة ما تكون أصعب بكثير من مقارنة ثلاثة نظم جديدة لتكنولوجيا المعلومات الممكنة، على سبيل المثال.

كيفية استخدام هذه الطريقة او الأداة 

اولا شاهد ورقة العمل هذه  و من ثم انسخها من هنا

ثانيا تقارن بين كل خيار فى كل البنود واحد بواحد و من ثم نقرر من هو الأحسن او الأنسب 

و الخطوات كالآتى

1- اكتب الخيارات التى سوف تختار منها

2- اكتب هذه الخيارات افقيا و رأسيا فى الجدول

3- فى الخلايا الغير مظللة اكتب تقييمك لكل الخيارات و اعطى لها تقييم من 1 الى 3 و اكتب بداخل الخلية اختيارك ما هو و تقييمك له

4-فى الجدول الآخر اجمع تقييماتك المختلفة لكل الخيارات و سوف تشهد انك قد وصلت لتحديد اولوياتك او خياراتك

مثال

سيدة تملك شركة بموارد  محدودة و تريد ان تتوسع فى اعمالها و تملك الخيارات كالآتى ::

• تتمدد عبر اسواق عبر البحار
• تحسين خدمة العملاء
• تحسين الجودة

اولا هى رسمت الجدول كما هو بالاسفل جدول التحليل المزدوج المقارن:

	اسواق عبر البحار(A)	السوق المحلى(B)	خدمة العملاء (C)	الجودة (D)
اسواق عبر البحار (A)	Blocked Out (Step 3)
السوق المحلى (B)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 3)
خدمة العملاء (C)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 3)
الجودة (D)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 4)	Blocked Out (Step 3)

و من ثم كتبت ما هو تقييمها لكل خيار فى المربعات المفتوحة

	اسواق عبر البحار(A)	السوق المحلى (B)	خدمة العملاء(C)	الجودة (D)
اسواق عبر البحار (A)		A,2	C,1	A,1
السوق المحلى (B)			C,1	B,1
خدمة العملاء (C)				C,2
الجودة (D)

اخيرا اضافت قيم كل حرف  و حولتهم الى نسب من المجموع و كانت النتائج كالآتى

• A = 3 (37.5%)
• B = 1 (12.5%)
• C = 4 (50%)
• D = 0.

وو جدت ان الاهتمام بخدمة العملاء هو الأهم فى هذه المرحلة و من ثم اسواق عبر البحار و ان الجودة او تحسين الجودة ليست اولوية فى هذه المرحلة

مصفوفة جريد او مصفوفة الشبكة او مصفوفة تحليل القرار


و ذلك لانها تعمل عن طريق تقدير قيمة و وزن كل عامل يتداخل فى اتخاذ القرارات

تخيل ان مديرك قد انابك او وكلك للتعاقد مع شركة خارجية فى مجال الاتصالات و الآن امامك عدة عروض و عليك انت ان تتخذ القرار بنفسك   

ريما قررت ان الأرخص هو الأفضل او قليل التكاليف هو الأحسن و لكنك لا تريد ان تتخذ قرارك على هذا الأساس فقط  فربما تتداخل عوامل اخرى مثل طول مدة العقد او البنية التكنولوجية التحتية او مستوى الخدمة او خدمة ما بعد البيع
لذا كيف نتأكد اننا سوف نتخذ القرار الصحيح بعد كل هذه العوامل المتداخلة و المركبة


مصفوفة جريد تكون نافعة جدا فى مثل هذه الحالات خاصة عندما يكون لديك العديد من البدائل الجيدة لكى تختار منها و عوامل كثيرة متداخلة فى هذا الاختيار
و اذا كنت قادرا على استخدام مصفوفة جريد فى اتخاذ قرارتك فتأكد انها سوف تكون قرارات عقلانية و سوف تتخذها بمنتهى الثقة

كيفية استخدام هذه الطريقة او الأداة 

يعمل عن طريق جدول تكون فيه  قائمة خياراتك كصفوف عرضية ، و العوامل التي تحتاج النظر كأعمدة. و تحت كل عامل نكتب وزنه و هذا الوزن نقاط من الأهمية النسبية للعامل، و إضافة هذه الحسابات ، حتى تعطي النتيجة الإجمالية لكل خيار.


و بينما تبدو هذه الطريقة فى غاية الصعوبة لكن هذا الأسلوب هو في الواقع من السهل جدا استخدام. وفيما يلي دليل خطوة بخطوة مع مثال على ذلك.

1- اكتب جميع الخيارات الخاصة بك فى الصفوف على العرضية ، وقائمة العوامل التي تحتاج إلى النظر في عناوين الأعمدة. على سبيل المثال، إذا كنت شراء جهاز كمبيوتر محمول جديد، العوامل في الاعتبار قد تكون التكلفة ، وأبعاد وحجم القرص الثابت.

2-   أسفل أعمدة الجدول الخاص بك، سجل وزن كل من العوامل في قراركم. نقاط لكل خيار من 5   إلى 0 حسب قوته . لاحظ أنك لا تكون لدينا نقاط مختلفة لكل خيار

3- الخطوة التالية هي العمل على الأهمية النسبية لهذه العوامل في قراركم. وتظهر هذه الأرقام من حيث، كما يقول، 0-5، حيث 0 يعني أن عامل غير مهم على الاطلاق في اتخاذ قرار نهائي، ووسائل 5 أنه من المهم جدا. (انها مقبولة تماما لعوامل بنفس القدر من الأهمية.)


4- والآن اضرب كل من علاماتك من الخطوة 2 من قيم الأهمية النسبية للعوامل التي قمت المحسوبة في الخطوة 3. وسوف أعطيك عشرات المرجح بالنسبة لكل خيار / الجمع بين عامل.
5- وأخيرا، تضيف هذه الحسابات المرجح بالنسبة لكل من الخيارات المتاحة أمامك. الخيار الذي يسجل أعلى يفوز!


و الآن الى المثال المبسط

رجل يريد تغيير سيارته و هو يحتاج سيارة   لا يحمل فيها سوى لوحة والأشرعة، ولكن يريدها  أيضا   أن تكون جيدة للسفر الأعمال. و هو محب دائم للسيارات الرياضية، ولكن لا يمكن العثور على السيارة التي هى جيدة لجميع الأمور الثلاثة.

خياراته هي : 


 An SUV/4x4, hard topped vehicle.
    A comfortable "'family car."
    A station wagon/estate car.
    A convertible sports car.  

العوامل التي يريد للنظر هي :

     التكلفة.
     القدرة على حمل شراع الابحار بامان
     القدرة على تخزين الأشرعة 
     راحة لمسافات طويلة.
     متعة!
    مظهر و متانة
 

Factors:	التكلفة.	شراع الابحار	التخزين	الراحة	المتعة	المظهر	المجموع
Weights:
Sports Car	1	0	0	1	3	3
SUV/4x4	0	3	2	2	1	1
Family Car	2	2	1	3	0	0
Station Wagon	2	3	3	3	0	1

ثم قرر الأوزان النسبية لكل من العوامل. وقال انه يضاعف من هذه الدرجات دخلت بالفعل، والمجاميع لهم. 

Factors:	التكلفة.	شراع الابحار	التخزين	الراحة	المتعة	المظهر	المجموع
Weights:	4	5	1	2	3	4
Sports Car	4	0	0	2	9	12	27
SUV/4x4	0	15	2	4	3	4	28
Family Car	8	10	1	6	0	0	25
Station Wagon	8	15	3	6	0	4	36

!

وهذا يعطي نتيجة للاهتمام : على الرغم من افتقارها للمتعة ، وعربة ستاشن واجن  هى الخيار الافضل. ركوب الأمواج يهمه حقا